📚 Archivística y Gestión Documental

Duración: 140 horas académicas
Modalidad: Presencial, virtual o híbrida
Dirigido a: Profesionales y técnicos en áreas administrativas, archivistas, bibliotecólogos, gestores de la información, funcionarios públicos y privados que necesiten fortalecer su capacidad en la gestión documental.

1. Justificación

En un mundo cada vez más digitalizado y con la creciente cantidad de información generada por las organizaciones, la gestión eficaz y ordenada de los documentos es esencial. La archivística y la gestión documental permiten que las organizaciones sean capaces de manejar, preservar y asegurar el acceso a la información de manera eficiente, lo cual es crucial para la toma de decisiones, la transparencia, la rendición de cuentas y el cumplimiento normativo. Este programa tiene como objetivo proporcionar los conocimientos y herramientas necesarias para que los participantes gestionen eficazmente los archivos y documentos, tanto en formato físico como digital, dentro de un marco normativo y tecnológico adecuado.

2. Objetivo General

Desarrollar las competencias necesarias en archivística y gestión documental para que los participantes puedan implementar, gestionar y optimizar sistemas de archivo y documentación en diversas organizaciones, asegurando el acceso, conservación y recuperación eficiente de la información.

3. Objetivos Específicos

1. Comprender los principios y fundamentos de la archivística y su importancia en la gestión de la información.
2. Aplicar normas y procedimientos internacionales y nacionales para la organización, conservación y disposición de documentos.
3. Desarrollar habilidades para el uso de herramientas tecnológicas en la gestión documental (sistemas de gestión de documentos, bases de datos, archivadores digitales).
4. Implementar planes de conservación y acceso a los documentos, con énfasis en el manejo de archivos físicos y digitales.
5. Fomentar la importancia de la archivística en el ámbito público y privado, asegurando la transparencia y la gestión eficiente de la información.

4. Metodología

• Clases teóricas y prácticas con enfoque en el análisis de casos reales
• Talleres y ejercicios prácticos sobre el uso de software de gestión documental
• Estudio de normativas y análisis de la legislación vigente
• Desarrollo de proyectos prácticos sobre la organización y digitalización de archivos
• Trabajo colaborativo para fortalecer el aprendizaje en equipo
• Simulaciones y visitas de campo a archivos reales, si la modalidad lo permite

5. Contenidos

1. Fundamentos de la archivística
2. Principios y normas internacionales en gestión documental
3. Clasificación, orden y descripción de documentos
4. Preservación y conservación documental
5. Gestión de archivos físicos y digitales
6. Tecnologías aplicadas a la archivística
7. Sistemas de gestión documental
8. Legislación vigente en archivística y gestión documental
9. Digitalización de documentos y manejo de archivos electrónicos
10. Gestión de archivos en el contexto organizacional y público
11. Evaluación, cierre y proyecto final

6. Currículo (Distribución por módulos)

7. Material Didáctico

• Manual de Archivística y Gestión Documental
• Guías prácticas de clasificación, conservación y digitalización
• Software de gestión documental (en modalidad práctica)
• Casos de estudio sobre gestión documental pública y privada
• Plantillas de archivos, inventarios y bases de datos
• Normativa vigente sobre gestión documental en formato digital
• Material audiovisual sobre digitalización y conservación de documentos

8. Evaluación

9. Perfil del Egresado

El egresado será un profesional capacitado en archivística y gestión documental, con competencias para diseñar, implementar y gestionar sistemas de archivo tanto en medios físicos como electrónicos. Podrá trabajar en instituciones públicas y privadas, así como en empresas consultoras en la creación y optimización de sistemas de gestión documental, asegurando el cumplimiento normativo y la preservación adecuada de los documentos e información.

10. Bibliografía

• Fernández, F. (2014). Fundamentos de Archivística. Editorial Praxis.
• Rodríguez, J. (2018). Gestión Documental y Archivística: Teoría y Práctica. Ediciones Tarea.
• Sistema Nacional de Archivos de Colombia (SNA). (2019). Normativa y Guías para la Gestión Documental.
• ISO 15489-1:2016. Information and documentation — Records management — Part 1: Concepts and principles.
• MinTrabajo (2017). Ley 1581 de 2012, Ley de Protección de Datos Personales.
• Figueroa, A. (2015). Digitalización y Conservación Documental en la Era Digital. Editorial Tecnológica.
• Rodríguez, M. (2019). Software para Gestión Documental: Evaluación de Herramientas. Editorial Tecnologías.